Hoe transformeren naar een netwerkorganisatie?

Benoem klantwaarden; communiceer hierover consequent

Benoem de klantwaarden die binnen uw organisatie voorop dienen te blijven staan. Een verpleeghuis in Rotterdam hanteert bijvoorbeeld de volgende kernwaarden: ‘Altijd ‘ja’ zeggen tegen de klant’ (en meedenken naar een praktische oplossing) en ‘Eigen regie voor de klant’. Toprestaurants hanteren het motto ‘Onze gast is de winnaar’. Via simpele verhalen en pakkende spreuken wordt hierover voortdurend gecommuniceerd. De leiding geeft zelf het goede voorbeeld en spreekt anderen erop aan als zij niet volgens de waarden werken.

Zorg voor goede faciliteiten; het bevordert werkrust en –lust

Goede faciliteiten zorgen voor veel gemak en een goede werksfeer ofwel meer werkrust en –lust. Bij goede faciliteiten kunt u denken aan computervoorzieningen, opleidingen, kennisomgevingen, interne communicatievormen, kunstuitingen, sfeervolle kantines etc. In de theaterwereld zorgen ze altijd voor optimale faciliteiten, zodat acteurs volop in hun rol kunnen presteren en zich nergens anders druk over hoeven te maken. Goede faciliteiten maken uw organisatie tot een interessante partner voor samenwerking. Partners komen graag op bezoek of maken snel gebruik van de faciliteiten.

Benoem rollen; in plaats van functies

U kent de trits vast wel: bestuurder, manager en uitvoerder. Een formele en sterk hiërarchische kijk op organiseren. Benoem de rollen die in uw organisatie of team belangrijk zijn en laat deze voortaan leidend zijn. Het gaat om rollen als coördinator, regisseur, facilitator, gebruiker, opdrachtgever en opdrachtnemer. Het zijn rollen die professionals naast hun werkzaamheden kunnen vervullen. Speel met de rollen: misschien wil iemand wel eens een andere rol innemen? Want voordat u het weet wordt het een vastgeroeste functie.

Heb contractrelaties; eenduidig opdracht- en opdrachtnemerschap

Zelf kunt u duidelijke werkafspraken maken of afdwingen. Het is nog beter als deze werkafspraken ook in een contractvorm verschijnen. Dat is een keuze van de organisatie. Bij contractafspraken is er een duidelijke opdrachtnemer aan de nee kant en een eenduidige opdrachtgever aan de andere kant. Bij contractrelaties is het ook belangrijk ook de verantwoordelijkheden helder te maken. Wie is er aanspreekbaar op de kwaliteit van de uitvoering en is daarop aanspreekbaar voor de klant of een externe partij?

Benoem latente behoeften of problemen; stel de doe-vraag

U ziet een kans voor uw organisatie, maar er zijn geen middelen om deze kans op te pakken? Bij samenwerking is het dominnate probleem de baas. Als er geen eensgezindheid is over het kernprobleem (waar iedereen last van heeft) dan komt er van samenwerking niet veel terecht. Organiseer zelf een bijeenkomst met sleutelfiguren en gooi het veronderstelde probleem of een latente behoefte in de groep. Stel aan het eind van de bijeenkomst de vraag: wat gaan we hieraan doen? Stel de vraag net zo vaak tot er een antwoord is.

Teken primaire processen; formeer werkteams

Elke ‘organisatie’ zoekt naar overzicht op papier. Nog veel organisaties of samenwerkingsverbanden worden gepresenteerd als harkje waarin de klant helemaal niet voorkomt en de professional en/of uitvoerder helemaal onderaan hangt. Dan is het risico levensgroot dat de klant daadwerkelijk uit het beeld verdwijnt en dat bij bezuinigingen de onderste laat het erste aan de beurt is. Teken uw organisatie in primaire processen die beginnen bij de klant en eindigen bij het resultaat voor de maatschappij. Formeer werkteams die capaciteit leveren aan deze processen.

Geef doeners een platform; waardeer prestaties

We zijn nog zo gewend om onze elites op het podium te zien te horen over wat er allemaal niet goed gaat. Doeners hebben vaak de ksnnis in huis over wat er wel werkt. Geeft ze daarom ene platform tijdens symposia, congressen of op websites. Het verstevigt hun positie en relativeert bestuurlijk doemdenken. Laat ze zelf workshops leiden en presentaties geven. Bent u bang voor een slechte performance? Geen zorgen! Slechte presentaties of inleidingen leiden tot de beste discussies. Bij perfecte voordrachten hoeft u zelf namelijk niet meer na te denken.

Realiseer innovatieve ideeën; stimuleer ondernemerschap

Veel professionals lopen rond met innovatieve ideeën, maar melden dit niet omdat ze zelf niet het geld, de capaciteit of de competenties hebben om deze innovatieve ideeën te realiseren. Geef uw medewerkers vouchers van 100 euro of creëer een pot met geld. Financier met dit geld projectleiders of andere middelen die een professional met een goed idee verder helpen om het ook echt te realiseren. Zo stimuleert u ondernemerschap van uw medewerkers. De ultieme netwerkorganisatie bestaat uit zelfstandig ondernemers of biedt volop ruimte aan ondernemerschap.

Organiseer verbindende activiteiten; sluit aan bij de klantwaarden

Hoe losser en flexibeler de organisatie is georganiseerd, hoe belangrijker dat er verbindende activiteiten plaatsvinden. Samen schaatsen onder leiding van een professionele schaatser, samen een theaterstuk of musical maken onder leiding van een theaterregisseur of samen koken in een toprestaurant. Niet iedereen hoeft er actief aan mee te doen, als er maar wel zoveel mogelijk mensen naar de uitvoering komen kijken. Zorg dat de activiteiten in het verlengde liggen van de klantwaarden van uw organisatie, want dat werkt versterkend.

Denk aan uitlaadkleppen; maak ruimte voor dialoog

We kennen allemaal de traditionele communicatievormen die nogal eenzijdig zijn omdat er veelal een ‘boodschap’ moet worden overgebracht. Probeer vormen en omgevingen te vinden die mensen als openbare uitlaatklep gebruiken: communities of lunchcafés. En neem elke klacht serieus. Als u aan een eerste klacht niets doet, dan hebt u binnen de kortste keren een stroom aan klachten. Een enkele klacht is vaak nog maar het begin van vele anderen. En organiseer een dialoog tussen de inbrenger en de veroorzaker van de klacht. Het is het begin van elke oplossing.